Doküman ve Arşiv Yönetimi


Doküman yönetim sistemleri, şirketinizde bulunan dokümanların yaşam döngüsünü kontrol ederler. Yani dokümanların nasıl oluşturulduğu, incelendiği ve yayınlandığı kadar, ne kadar saklanacağı veya kayıt altında tutulacağı gibi aşamalar, doküman yönetim sistemleri ile tanımlanır ve takip edilirler.

İyi uygulanmış bir doküman yönetim sistemi, kurulduğu şirketin kültürünü yansıtmalıdır. Bu doğrultuda doküman yönetim sistemi için kullandığınız sistem gerektiğinde sıkı kuralları empoze edebilmeli ama gerektiğinde veya kurum kültürü ile daha uyumlu ise, daha rahat kuralları olan bir yapı sunabilmelidir.

İyi bir doküman yönetim sistemi;

  • Kurum içerisinde oluşturulan doküman ve içeriklerin türlerini,

  • Her doküman için kullanılacak şablonları,

  • Her doküman türü için kullanılacak üst bilgileri,

  • Yaşam döngüsünün her bir safhasında dokümanların nerede depolanacağını,

  • Dokümanların erişimin nasıl kontrol edileceğini,

  • Kurum içerisinde kullanıcıların dokümanlar ile etkileşimlerinde dokümanın nasıl hareket ettirileceğini,

belirleyebilmelidir.

 

SharePoint 2013 platformu bu özellikleri sağlamanın yanı sıra,

  • Dokümanların ve doküman hareketlerinin uygun olarak denetlenmesini ve izlenmesini sağlar.

  • Dokümanların kayıt haline dönüştürülerek kanuni gereksinimler ve şirket politikalarına uygun olarak saklanmasını sağlar.

  • Doküman özelliklerini kullanarak, ileri arama özellikleri ile dokümanlara kolay ve hızlı erişimi sağlar.

     

SharePoint 2013 özelliklerini kullanarak kurumunuza en uygun doküman yönetim sisteminin uygulanabilmesinde Enova, aşağıdaki aşamalar ve başlıklar altında size yardımcı olabilmektedir :

  • Doküman hayat döngüsü içerisine yer alan rollerin belirlenmesi

  • Kurum için doküman kullanım alışkanlıklarının incelenmesi

  • SharePoint içerisinde dokümanların nasıl yerleştirileceğinin belirlenmesi.

  • SharePoint içerisinde dokümanların hareket gereksinimlerinin belirlenmesi.

  • Dokümanlar için gereken içerik türlerinin belirlenmesi.

  • İş akışlarının belirlenmesi.

  • İçerik yönetim kurallarının belirlenmesi.

  • Kurum gereksinimleri doğrultusunda doküman yönetim kurallarının oluşturulması.

  • Doküman erişim alışkanlıklarının incelenerek, bilgiye kolay erişimin sağlanması.

  • Bilgi güvenliği ihtiyaçlarının analiz edilerek gerekli düzenlemelerin yapılması.

 

SharePoint 2013, kolay kullanım özellikleri ile kurum içerisinde doküman yönetim sisteminin oluşturulmasına ve zaman içerisine gelişen değişimlere göre değişiklik yapılmasına kolayca izin vermektedir. Fakat her zaman kurumsal gereksinimler, standart SharePoint 2013 özellikleri ile karşılanamayabilir. Bu durumda ise Enova aşağıdaki hizmetleri sağlayabilmektedir :

 

  • SharePoint ile birlikte çalışan ve ek özellikler getiren 3. yazılımlar ile ihtiyaçlarınızın karşılanması

  • SharePoint yazılım arabirimlerini kullanarak kod geliştirerek kuruma özel çözümler oluşturulması

  • Farklı sistemler ile entegrasyonları sağlayarak kurumun ihtiyacı olan çözümlerin sunulması

Sosyal Medya

Kısayollar

Site içi arama yapmak için aşağıdaki arama barını kullanabilir ya da linklerden yönlenebilirsiniz.




©2017 Enova Tüm Hakları Saklıdır.